Administratorul manual nu este doar enervant. Epuizează în liniște timpul proprietarului, încetinește viteza de răspuns și creează erori care pot fi evitate. Acesta este cât costă în practică.
Administratorul manual rareori este măsurat corect
Întrebați un proprietar de afaceri mici cât de mult administrator manual există în afacere și răspunsul este de obicei vag. Toată lumea știe că este prea mult, dar foarte puține echipe urmăresc cât timp durează de fapt. Acesta este unul dintre motivele pentru care rămâne pe loc atât de mult timp.
Administratorul manual este de obicei împrăștiat pe parcursul săptămânii. Zece minute pentru actualizarea unei foi de calcul. Cincisprezece minute pentru copierea detaliilor formularului într-un CRM. Douăzeci de minute urmărind informațiile lipsă înainte ca o cotație să poată ieși. O verificare repetată pentru a vedea dacă a fost plătită o factură. Niciunul dintre aceste momente nu se simte suficient de strategic pentru a justifica atenția de la sine.
Împreună, creează o taxă constantă asupra afacerii. Proprietarii se simt ocupați. Personalul se simte în urmă. Clienții așteaptă mai mult decât ar trebui. Compania tratează apoi simptomele ca pe probleme de personal sau de gestionare a timpului, chiar și atunci când problema reală este munca repetă de valoare mică.
Primul cost este capacitatea pierdută
Când o persoană petrece două ore pe zi cu administrare repetitivă, nu au trecut doar două ore. Sunt două ore care nu sunt petrecute pentru o muncă de valoare mai mare. Citatele sunt mai lente. Comunicarea cu clienții este ulterioară. Urmărirea vânzărilor devine inconsecventă. Îmbunătățirile sunt amânate pentru că toată lumea este ocupată să păstreze vechiul proces în viață.
Acest lucru contează și mai mult într-o echipă mică, deoarece rolurile sunt rareori izolate. Aceeași persoană ar putea să se ocupe de întrebările primite, să coordoneze locurile de muncă, să pregătească facturi și să răspundă la întrebări operaționale. Dacă ziua lor este înfundată cu actualizări manuale, restul afacerii simte că trage.
Capacitatea nu înseamnă doar angajarea mai multor oameni. Adesea este vorba despre eliminarea lucrării care nu ar fi trebuit niciodată să necesite o persoană în primul rând.
Al doilea cost este erorile evitabile
De fiecare dată când datele sunt copiate dintr-un loc în altul, există șansa ca ceva să se schimbe, să fie scăpat sau să fie depășit. Aceasta ar putea însemna un nume de client scris greșit, un număr de contact greșit, o programare uitată sau o ofertă trimisă cu prețuri vechi. Micile greșeli agravează rapid problemele de încredere.
Corectarea erorilor este și o formă ascunsă de admin. Când informațiile greșite intră în sistem, personalul trebuie să se oprească și să o repare. Aceasta înseamnă verificarea sursei originale, confirmarea versiunii corecte și actualizarea mai multor instrumente din nou. Lucrarea de corectare costă adesea mai mult decât sarcina inițială.
Afacerile cu manipulare manuală ridicată nu se mișcă doar mai încet. Ei devin mai puțin de încredere, chiar și atunci când echipa se străduiește din greu.
Al treilea cost este timpul de răspuns mai lent
Atât în comerț, cât și în cele de servicii, viteza contează din punct de vedere comercial. Un lead care așteaptă o jumătate de zi pentru un răspuns este mai greu de convertit decât unul care primește o confirmare clară în câteva minute. Un citat care durează trei zile pentru a se pregăti creează îndoieli înainte ca munca să înceapă.
Administrarea manuală afectează direct viteza de răspuns, deoarece aceleași persoane care ar trebui să răspundă sunt adesea îngropate în operațiuni de rutină. Când gestionarea căsuței primite, introducerea datelor, programarea și urmărirea depind toate de pașii manuali, munca urgentă se amestecă cu munca repetitivă. Clientul vede doar întârzierea.
Pentru multe IMM-uri, îmbunătățirea timpului de răspuns nu înseamnă a cere oamenilor să fie mai rapizi. Este vorba despre reducerea zgomotului manual din jurul lor, astfel încât să poată răspunde atunci când este important.
Cum să descoperiți munca de administrator care ar trebui eliminată
Căutați sarcini care se întâmplă des, urmează un model previzibil și nu necesită judecată reală. Actualizările de stare, e-mailurile de confirmare, crearea înregistrărilor, mementourile de întâlnire, declanșatoarele de factură și rutarea clienților potențiali sunt exemple comune. Dacă aceeași informație este introdusă de mai multe ori, acesta este un alt semnal puternic.
Apoi, întrebați dacă sarcina există din cauza unui decalaj de proces, a unui decalaj al sculei sau a unui interval de conexiune. Un decalaj de proces înseamnă că echipa nu are o structură convenită. Un decalaj al sculei înseamnă că unealta actuală nu se poate descurca cu adevărat. Un decalaj de conexiune înseamnă că instrumentele sunt bune, dar sunt izolate unele de altele.
Această distincție contează pentru că soluția potrivită se schimbă. Uneori ai nevoie de un flux de lucru mai bun. Uneori ai nevoie de o simplă integrare. Uneori ai nevoie de ambele.
Ce arată mai bine
Mai bine nu înseamnă întotdeauna o reconstrucție dramatică. O îmbunătățire utilă ar putea fi un formular care captează informațiile potrivite prima dată, o etapă CRM care declanșează mementoul potrivit sau un pas de finalizare a sarcinii care începe facturarea automat. Micile modificări, aplicate în ordinea corectă, îndepărtează o cantitate surprinzătoare de încărcare.
Cel mai bun rezultat nu este doar mai puține clicuri. Este mai multă claritate. Echipa știe ce s-a întâmplat, ce urmează și unde să caute. Fondatorul nu mai trebuie să acționeze ca sistemul lipsă între instrumentele deconectate sau procesele nedocumentate.
Dacă afacerea se simte permanent ocupată, dar progresul este încă lent, administrarea manuală este adesea o parte importantă a motivului. Odată ce munca este redusă, afacerea se simte de obicei mai ușoară foarte repede.